Uma das maiores queixas dos pejoteiro é o excesso de reuniões. E outra grande queixa é a da falta de compromisso com as reuniões. E nesta linha ainda, o povo se lamenta demais com a falta de objetividade no resultado das mesmas.
Será que tem jeito? Será possível que possamos sair de uma reunião cujo maior fruto não tenha sido a marcação de outra reunião? Como fazê-las ser mais produtivas? Como não perder o foco e termos resultados melhores? Quero partilhar alguns pensamentos nesta linha.
Para começar, é preciso clarear alguns conceitos. Eu parto do princípio que há diferenças entre reuniões, formações e encontros. Encontro é aquilo que, por exemplo, seu grupo de jovens faz toda semana ou toda a quinzena. Nele pode haver aspectos de reunião e aspectos de formação. Formações são encontros com temáticas específicas, para aprofundamento, debate e estudo. Pode ou não ser com um grupo que já caminha junto.
As reuniões em si tem um caráter prático, de discussões, encaminhamentos, deliberações. Ou deveriam ter este caráter. Não podemos abrir mão delas porque são espaços de aprendizado democrático, pastoral e de vivência de alguns aspectos da nossa identidade. No entanto, elas não precisam sugar nossas energias a ponto de nos tornarmos burocratas pastorais.
Se as reuniões existem é porque algo deve ser discutido, encaminhado ou decidido, conforme já foi colocado. E, se assim o é, reuniões extraordinárias são exatamente para estas situações em que elas são indispensáveis. Quando um telefonema, uma troca de mensagens eletrônicas ou mesmo uma visita puder resolver a questão, utilize estas formas. São mais rápidas e práticas.
Se não há problema a ser discutido, solução a ser encaminhada ou decisão a ser tomada, as reuniões, mesmo ordinárias, não são tão necessárias assim. Se ela não tiver um caráter de partilha, é dispensável. Quando for marcar uma reunião, há de se ter problemas concretos para se discutir e se resolver. Afinal, ninguém se organiza pra nada!
Que a pauta da reunião seja conhecida por todos e de forma antecipada. Assim os participantes podem se preparar e pensar nos passos para encaminhar as soluções dos problemas. Resolver um problema que aparece de repente, sem uma reflexão prévia pode ser arriscado.
Quando as pessoas discutem juntas e juntas acham uma solução, fica mais fácil distribuir responsabilidades. O que é deliberado por todos, deve ser assumido por todos. Quando há comprometimento na discussão e na divisão das tarefas, há maior chance do encaminhamento ser bem sucedido.
Lembre-se que na Pastoral da Juventude, nossas ações e atividades estão dentro de um processo pastoral. Isto significa que o que se faz e o que se decide tem um encaminhamento dentro de algo maior. Tenha isso bem claro para você e ajude os outros que se apresentarem confusos ou distraídos. Cada decisão é importante para se ajudar no caminho aonde se quer chegar.
Relógio. Tempo cronológico. Ao pensar na pauta, é preciso bom senso para fixar o tempo previsto para cada assunto. Se há cinco pontos a serem discutidos e uma e meia de reunião, é arriscado que um tema só leve mais de uma hora. Por isso, evite a dispersão. Ela cria desânimo nos participantes ao verem que o tempo investido naquela reunião não rendeu.
Se a reunião tem um tema específico, não há necessidade de que se chame gente que não tem ligação direta àquela temática. Pense, por exemplo, que houve uma reunião para tratar do problema de intrigas entre fulano e beltrano. A convocação da Siclana não é necessária, porque ela nem sabe da tal história.
Pontualidade. Sabemos que por vezes o trânsito, o transporte coletivo, as eventualidades podem atrapalhar que se chegue na hora marcada. Há em alguns lugares a cultura de se marcar uma reunião com um tempo de antecedência para seu início porque se sabe de antemão que as pessoas vão chegar atrasadas. Não podemos cair nesta lógica. Que não se castiguem os pontuais, dando este prêmio aos atrasados.
Além de alguém (que pode ser o coordenador da reunião) para controlar o tempo dos assuntos em pauta, é necessário que outra pessoa esteja designada para secretariar a reunião. O registro em ata das deliberações e discussões representa uma maior possibilidade de que a história seja preservada.
Feitas as discussões, apresentadas as propostas, antes de partir para o próximo item, é preciso ter certeza de que o ponto em pauta foi compreendido por todos. Para isso, é aconselhável que se apresente aos participantes uma síntese do ponto em questão.
Por fim, é preciso e necessário que alguém esteja responsável pelo acompanhamento de todas as decisões tomadas. Não é necessário que seja uma pessoa só para todas as decisões. Esta responsabilidade pode ser dividida. Por acompanhamento se entende monitorar os passos e ações e ajudar na avaliação dos mesmos.
