Já se falou aqui da equipe de finanças, da equipe metodológica e da equipe de infraestrutura. Quando se apresenta estes grupos, parte-se do princípio que a divisão de tarefas na preparação de uma assembleia é algo fundamental e faz parte do nosso processo formativo enquanto pastoral da juventude. Claro que podemos nos organizar em muitas outras equipes e apresento neste texto algumas delas que são muito importantes.
No entanto, a primeira reflexão a ser feita é a respeito da reafirmação deste método organizativo de nos separarmos para nos dedicarmos a algumas tarefas mais do que a outras. Parece que é óbvio que, a menos que a equipe preparatória seja minúscula, dividir as tarefas é a escolha mais adequada, afinal não se sobrecarrega ninguém e as pessoas podem se dedicar com mais tempo às ações que forem planejadas e para às quais forem designadas.
Da mesma maneira que uma moeda, esta visão de trabalho apresenta outro lado...
A departamentalização da ação e da organização, onde cada pequeno grupo cuida “da sua parte” pode esconder a visão do todo. Desde o grupo de jovens, sabemos como podem ser prejudiciais os grupos isolados e fechados: podem virar as famigeradas panelinhas das quais já tratamos aqui. Felizmente a PJ já tem em seu arsenal de experiências como tratar tanto as “panelinhas” como os “grupos de especialistas” ou “departamentos isolados para preparar a assembleia”. Chama-se coordenação.
Esse é o primeiro grupo a ser destacado. A coordenação da assembleia circula por todas as equipes, alinhavando os trabalhos, motivando as pessoas, compartilhando todas as informações já colhidas. No entanto, ela não age de forma autoritária, de forma que todos os grupos devam fazer suas vontades. A definição dos caminhos por onde a assembleia vai percorrer já foi tomada quando se discutiu a metodologia. Claro que diante de um impasse, os passos metodológicos podem ser revistos, mas a fidelidade àquilo que já foi tratado garante que não se fique patinando ou parado num assunto já passado.
Esta é a coordenação geral. No entanto, durante a atividade, é preciso que a equipe aponte uma, duas ou mais pessoas para dirigir os momentos. É a chamada “coordenação do dia”. Nos lugares em que vi funcionar bem, trabalharam com duas pessoas de cada vez, mas isso não é regra. Eles precisam estar integrados na temática diária e na importância dela diante de toda a assembleia. Eles irão facilitar a compreensão e a participação da plenária nos momentos devidos.
Antes da assembleia há outro grupo que trabalha bastante e este trabalho pode aumentar dependendo das escolhas metodológicas, financeiras e estruturais que forem feitas. E o resultado das suas ações tem impacto direto no bem estar dos participantes e envolvidos diretamente. Estou falando da equipe responsável pelas inscrições.
Por que o trabalho deles pode aumentar? Não basta só saber quem são e de onde vêm os participantes. Boas inscrições ajudam a mapear perfis e ver tendências entre os participantes. Além disso, como já foi colocado anteriormente, há assembleias em que o povo dorme na casa de famílias. Essa divisão prévia já é feita pela turma das inscrições. A indicação de oficinas ou grupos de trabalhos também pode ser feita no momento do envio da ficha. Aliás, dependendo do perfil do grupo participante da atividade, a ficha pode ser feita via formulário de internet, via e-mail, via carta, via cadastro na paróquia, via cadastro numa visita pastoral... Ah sim, e a equipe das inscrições também repassa aos inscritos todos os materiais prévios de estudo e as informações básicas necessárias para participar bem da assembleia.
Há grupos que preferem que o pagamento das inscrições seja feito antecipadamente, outros que permitem que seja feito na hora. O pagamento antecipado tem a vantagem de ajudar a cobrir gastos prévios como comida e passagens dos assessores, por exemplo. Por outro lado, o pagamento no momento da assembleia é uma facilidade para os participantes. De qualquer forma, é bom se destacar um grupo para esta tarefa que dialogará muito com a equipe de finanças e das inscrições.
Estamos falando de Pastoral da Juventude. Então é claro que não pode ser algo cansativo, maçante. No entanto, sabemos que o cansaço bate, as falas podem ser pesadas e intensas e precisa-se de um tempo para poder absorver. Neste intervalo, entra, metodologicamente, a equipe de animação. Eles já vêm prontos com os cantos ensaiados, instrumentos afinados e equipamentos preparados. Antecipadamente já discutiram quais dinâmicas poderão utilizar nestes intervalos e como movimentar a turma para as noites culturais de modo que a participação seja plena e o pessoal possa se divertir sadiamente. A animação não é “tapa-buraco”. É um elemento metodológico importantíssimo, pois ajuda a criar o clima para a atividade. Portanto, deve estar em sintonia com a proposta e objetivo da assembleia.
E por falar em preparação prévia, esta é a palavra de ordem para outra equipe responsável pela sistematização diária dos assuntos tratados. É a história que fica documentada. Gerações futuras irão ler estas atas e saberão por que a história até ali caminhou desta ou daquela maneira. Esta é a equipe de secretaria. Ela também é responsável pela guarda e distribuição dos materiais usados nas equipes de trabalho, oficinas ou grupos temáticos. É ela também quem elabora a ata diária.
De uma forma diferente, mas próxima da secretaria, a equipe de comunicação também se responsabiliza pelos registros históricos. Diferente do grupo anterior, a comunicação visa dar publicidade àquilo que foi discutido ou que vai ser discutido na assembleia para aqueles que não estão presentes. Isto pode se dar por meios bem variados. Já vi saírem fotos, vídeos, imagens ao vivo, boletins em blogs ou sites e notinhas nas redes sociais.
Para o final, deixei uma das equipes mais importantes. Se a equipe metodológica dá a forma e o conteúdo para uma assembleia, a equipe de espiritualidade que dá “a liga” e faz com que as coisas tenham sentido e tudo o que foi visto, vivido e experienciado arda no coração. Dada a sua importância, de forma alguma pode pensar em momentos “meia-boca” ou para cumprir tabela. A experiência de espiritualidade nos faz retornar às fontes, beber, saciar a sede e prosseguir a jornada. Ela também nos acende um lampião para podermos erguer bem alto e assim nos situarmos e escolher uma melhor direção. Firma sua raiz na experiência de Jesus e na sua proposta e nos leva, em comunidade, a sair semeando as práticas da Civilização do Amor.
