segunda-feira, 20 de outubro de 2014

A infraestrutura da Assembleia

Quando vamos pensar na preparação de uma assembleia, o local e a maneira como nos organizamos para receber as pessoas tem um peso muito grande. É o que chamamos de infraestrutura, ou só de infra. A metodologia pode ser fantástica, mas sem o devido cuidado com esse aspecto, falhas serão inevitáveis e a avaliação final tende a não ser tão boa.

Há quem tenha opção de escolher entre vários locais para que a assembleia da PJ possa ocorrer. Se este é o seu caso, peço que reveja o primeiro texto dessa série e responda com sinceridade a partir da sua realidade: quantas vagas são realmente necessárias para que a assembleia atinja seus objetivos? 

Dependendo da proposta, quanto mais gente melhor, mas isto implica em custos com mais recursos (financeiros, humanos, materiais), o que requer um planejamento maior ou uma adequação mais realista. Isso significa que é a casa que deve se enquadrar no sonho da assembleia e não o contrário, como já vi em algumas ocasiões.


O impacto de um local com mais vagas normalmente se reflete no preço da locação. Uma assembleia com mais gente participando, implica em mais material a ser distribuído, em mais gente ajudando nos bastidores, e, em especial, maiores custos de alimentação. Além, claro, de uma adaptação na metodologia do evento.

A PJ é conhecida por sua criatividade. Já vi assembleias em que os jovens e assessores dormiam em casas de família e lá tomavam seus banhos e tomavam o café da manhã. A desvantagem desse modelo é o menor convívio entre os participantes. A vantagem é a economia financeira. A preocupação é a logística de distribuição de vagas nas casas e a organização com os horários. Mas como cada caso é um caso, a questão é medir onde está a vantagem e a desvantagem na sua realidade.

Ainda falando dos custos da alimentação, há de se considerar que existem casas de encontro que oferecem as refeições, com os custos devidamente acrescidos na taxa a ser paga, como também há aquelas que disponibilizam a cozinha para uso dos organizadores. Novamente, há de se analisar caso a caso. Se não há a possibilidade de contar com uma equipe de voluntários para cozinhar e uma mobilização para se conseguir os mantimentos (o que em tese sairia mais em conta), talvez se deva considerar como saída arcar com um custo maior ao arrendar um local com a comida inclusa.

Há de se considerar também as necessidades metodológicas para a assembleia. Por isto, as equipes precisam ter um diálogo contínuo. Por exemplo, a metodologia aponta a necessidade de palestras ou exposições? Há um lugar disponível e adequado para isso? A assembleia prevê momentos de trabalho em grupo? Há espaços para esta finalidade?

Existe também a possibilidade de adaptar ambientes. Nem toda casa, por exemplo, tem capela ou um lugar apropriado para orações. Já participei de uma assembleia que foi numa escola estadual. Adapta-se o espaço, portanto. Uma sala devidamente organizada e ornamentada se torna um ambiente acolhedor e propício para os momentos de mística e espiritualidade.

Outro fator que a equipe de infraestrutura deve estar atenta é com os recursos tecnológicos e de comunicação. Há tomadas suficientes para as necessidades? Como a equipe de preparação da assembleia vê a questão do uso da internet? Haverá divulgação online das atividades? Haverá boletins diários? Transmissão ao vivo de algum momento? E para tanto, o que é necessário dispor?

Havia comentado antes a respeito de que em algumas assembleias os participantes dormiam em casas de famílias. A maioria das assembleias que já participei optou por acolher as pessoas no próprio ambiente. Para aqueles que se encaminharem por esta possibilidade, duas preocupações são importantes dentro das reflexões da equipe de infra: quantidade de camas/colchões e chuveiros suficientes.

Normalmente o limitador do espaço de uma casa é a quantidade de camas disponíveis para o povo dormir. Num encontro que fui, havia a preocupação por parte da equipe organizadora de que a participação fosse aumentada. Então, em cada quarto que já dispunha de duas camas, foi acrescentado um colchão no chão. Foi uma boa saída e devidamente autorizada pela casa. O número de vagas aumentou em um terço.

Quanto ao banho, nunca parei para fazer o cálculo de uma quantidade ideal de chuveiros por número de participantes. A lógica aponta que quanto mais, melhor. Quando não se tem uma quantidade boa de duchas, o cronograma é atingido: será necessário, portanto, ter um horário mais estendido para banho.

Outra coisa que se deve levar em consideração é a localização e a facilidade de acesso. A menos que seja intencional e que faça todo o sentido dentro da organização da assembleia, não vale a pena escolher um local para o evento que seja “um lugarzinho no meio do nada”, como nos lembra de uma canção escrita pelo Toquinho. Há pessoas que chegam de longe, alguns podem vir de transporte público. Uns vêm com malas pesadas, outros com materiais importantes e a maioria pode não saber onde fica o lugar escolhido. Mapas distribuídos com antecedência e com riqueza de detalhes e possibilidades são bem vindos.

Por fim, ao se escolher um local para a realização da assembleia é preciso levar em conta as limitações do espaço. Além de todas aquelas já expostas acima, há outras duas: restrição de horários e de acessos. Há lugares em que não se pode fazer barulho após determinada hora. Isto restringe, por exemplo, as possibilidades de se ter uma noite cultural, música alta, microfones ou até brincadeiras.

Restrição de acesso significa que determinados lugares da casa não estão disponíveis. Ao se fazer uma assembleia numa escola, por exemplo, nem todas as salas podem estar disponíveis. Ao ser realizada num sítio, a área do bosque ou o campo de futebol não estariam liberadas.

A equipe de infraestrutura tem, portanto, um trabalho considerável e importante. Como já foi dito, o diálogo com as outras equipes é fundamental para o sucesso da assembleia. Há também outra equipe, também tão importante quanto, e que dialoga bastante com todas estas questões: a equipe financeira. Será sobre este grupo e suas preocupações que o próximo texto irá tratar. Até lá.

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