A questão financeira

Falando em atividades da PJ há sempre a preocupação com os gastos e como superá-los se as entradas não forem suficientes. Em se tratando de uma assembleia, a preocupação ainda é maior, pois é um evento importante e muitas vezes inadiável. Por esta razão precisa ser bem preparada e com as entradas e saídas financeiras bem claras e planilhadas.

Há lugares em que toda esta parte orçamentária tem o respaldo da instituição. Há paróquias, dioceses e regionais em que a PJ apresenta o seu planejamento financeiro para o ano e que os valores necessários para a realização da assembleia são previstos nesta tabela de gastos e investimentos da Igreja. Isto é o ideal. Mas nem sempre este retorno existe ou, quando existe, é repassado o total de dinheiro necessário para os eventos. Neste caso, o que fazer?

Para situações como esta, apresento sete pontos que podem ajudar a iluminar a equipe preparatória da assembleia neste quesito das finanças.

a) Planejamento

Custos têm que ser previstos e planejados. Isto é o básico do básico. Quem não planeja as saídas, tabula os valores e verifica as possibilidades de entrada corre o grande risco de tomar um bom prejuízo. Há gastos fáceis de serem lembrados como estadia, alimentação, materiais, assessorias, transportes. É preciso pensar em todas as possibilidades de despesas e anotá-las. É fundamental verificar aí na sua realidade quais seriam as possíveis fontes para ajudar a bancar estes gastos. E deixem estes dados registrados.

b) Autossustentabilidade

Eventos tem que se bancarem. Isto vale para assembleias, encontros, formações, retiros. É preciso criatividade para pensar nas maneiras do dinheiro entrar. A mais comum é pelo valor da inscrição. Com os dados de entradas e saídas no papel, chega o momento de eliminar aquilo que possa ser considerado supérfluo. 

c) Patrocínios e parcerias

Sim, chega um momento em que não há mais nada possível de ser cortado. Se as despesas não podem ser tiradas, as entradas precisam aumentar. Normalmente não dá para aumentar muito a taxa de inscrição sob o risco de termos menos inscritos do que é necessário. Neste sentido, é preciso verificar a possibilidade de se ter patrocínios. É hora de ir atrás das comunidades locais, do comércio regional, de doações de comida ou de material de escritório. Contudo, se estivermos falando de um grupo que tem um bom planejamento financeiro, é possível enviar previamente para algumas entidades (congregações, entidades filantrópicas, órgãos do governo, ONG's) o pedido de ajuda financeira para a assembleia.

d) Taxa de inscrição

Há quem tenha dificuldades de conseguir patrocínios e joga a taxa de inscrição lá nas alturas. Este é um risco seríssimo. Na maioria dos lugares, a PJ é uma pastoral formada por jovens das classes populares e que não tem muita possibilidade de bancar transporte e a taxa da assembleia. Por isso ressalto a possibilidade de se buscar alternativas para que o valor cobrado não seja o motivo que impeça a participação.

e) Materiais

Outro jeito de ajudar na entrada financeira de uma assembleia (e de outros eventos pejoteiro) é a lojinha da PJ. Muitos participantes têm materiais próprios de suas realidades e querem vende-los para outros jovens. Nisso entram roupas, artesanatos, livros, lembrancinhas, botons, canecas, materiais de escritório, tudo personalizado e com as características da PJ. Assembleias são momentos favoráveis de se divulgar estes novos materiais. Ao se pedir um pequeno valor a mais na venda, todo dinheiro arrecadado ajuda nos custos finais. O que também não impede a venda de materiais próprios da equipe organizadora. É uma ajuda financeira e, de quebra, contribui para fortalecer a identidade pejoteira.

f) Imprevistos

Sujeito pensou em todos os gastos possíveis. Colocou tudo isso no papel. Foi atrás de patrocínios, montou a lojinha da PJ e estabeleceram uma taxa baixinha para as inscrições. Isto tudo para ser uma assembleia que se banque. Para dar certo, só falta estar atento a uma coisa: gastos não previstos são inevitáveis. Por isso, todo planejamento de uma assembleia precisa pensar numa folga financeira para estes momentos.

g) A equipe

Por fim, é sempre aconselhável que esta tarefa não esteja a cargo de uma pessoa somente, mas de uma equipe que ajude a organizar a planejar. Além de constituir este grupo de pessoas, é fundamental que exista um contato e diálogo com as demais equipes que ajudam a construir este evento.